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Políticas de Privacidade e Segurança

1. INTRODUÇÃO E ESCOPO

A RoomConnect valoriza a privacidade, a segurança e a transparência. Esta Política explica como dados pessoais são tratados no site, nos cadastros comerciais, no suporte e na plataforma RoomConnect, incluindo os recursos de PMS, Channel Manager, motor de reservas, site do Cliente, mensagens, automações e integrações.

A Política aplica-se a clientes, representantes, usuários autorizados, potenciais clientes, visitantes e, nos limites descritos, hóspedes, proprietários, prestadores e demais pessoas cujos dados sejam inseridos pelos clientes ou recebidos de OTAs e parceiros.

Esta Política não substitui os avisos de privacidade que cada Cliente deve fornecer quando atua como Controlador. Ao acessar a Plataforma, o usuário declara ciência desta Política; quando o consentimento for a base legal adequada, ele será solicitado de forma específica, destacada e passível de revogação.

2. IDENTIFICAÇÃO E CANAIS

A responsável por esta Política é ROOMCONNECT TECNOLOGIA LTDA., inscrita no CNPJ sob nº [CNPJ], com sede em [ENDEREÇO COMPLETO] (“RoomConnect”).

Canal de privacidade e exercício de direitos: privacidade@roomconnect.com.br. Encarregado pelo tratamento de dados pessoais: [NOME DO ENCARREGADO OU INDICAÇÃO DO CANAL/ATO DE DISPENSA, SE APLICÁVEL]. Contato do encarregado: [E-MAIL/FORMULÁRIO].

Canal de segurança para comunicação responsável de vulnerabilidades ou incidentes: [E-MAIL/FORMULÁRIO DE SEGURANÇA]. Site: https://www.roomconnect.com.br.

3. PAPÉIS DA ROOMCONNECT E DO CLIENTE

A definição do papel depende da operação concreta, e não apenas do nome atribuído no contrato.

A RoomConnect atua como Controladora quando decide as finalidades e os meios essenciais do tratamento de dados de seus próprios clientes, representantes, usuários, visitantes e contatos para cadastro, contratação, faturamento, segurança, prevenção a fraudes, suporte, relacionamento, marketing institucional e cumprimento de obrigações legais.

Em regra, a RoomConnect atua como Operadora ao tratar, por conta e segundo instruções lícitas do Cliente, dados de hóspedes, proprietários, prestadores, equipes e contatos inseridos na Plataforma ou recebidos por Integrações. Nessa hipótese, o Cliente é o Controlador e deve definir finalidades, bases legais, retenção, transparência e atendimento aos titulares.

A RoomConnect poderá atuar como Controladora independente em tratamentos específicos exigidos por lei, necessários à segurança da Plataforma, à prevenção de fraude, à defesa em processos ou à administração de sua relação contratual. Os papéis poderão ser detalhados em Acordo de Tratamento de Dados (DPA).

4. DADOS PESSOAIS TRATADOS

4.1 Dados de clientes, representantes e usuários

  • identificação e cadastro: nome, CPF, CNPJ, empresa, cargo, endereço, telefone, e-mail e assinatura ou registro de aceite;
  • dados de conta: usuário, permissões, organização, propriedades vinculadas, preferências e configurações;
  • dados comerciais, fiscais e financeiros: plano, cobranças, histórico de pagamentos, dados bancários, chave PIX e informações para emissão de documentos fiscais;
  • atendimento e relacionamento: solicitações, gravações quando informadas, tickets, mensagens, avaliações e histórico de suporte.

4.2 Dados técnicos e de utilização

  • endereço IP, data e hora, fuso, navegador, sistema operacional, identificadores de dispositivo e sessão;
  • logs de autenticação, eventos de segurança, ações realizadas, falhas, integrações, tokens e trilhas de auditoria;
  • cookies, pixels e tecnologias semelhantes, conforme a Seção 12 e a Política de Cookies aplicável;
  • métricas de desempenho, uso de funcionalidades e diagnóstico, preferencialmente de forma agregada ou anonimizada quando compatível.

4.3 Dados operacionais do Cliente

  • cadastros de imóveis, unidades, proprietários, equipes, prestadores, anúncios, fotografias e regras;
  • reservas, calendários, tarifas, disponibilidade, receitas, despesas, repasses, serviços, check-in, check-out, códigos de acesso e histórico de alterações;
  • mensagens, instruções, modelos, tarefas, documentos e dados recebidos ou enviados por OTAs, APIs e outros parceiros.

4.4 Dados de hóspedes e interessados

Conforme as configurações do Cliente, a Plataforma poderá tratar nome, e-mail, telefone, nacionalidade, idioma, documento de identificação, data de nascimento, endereço, acompanhantes, dados da reserva, estadia, mensagens, preferências, solicitações, registros de acesso e informações necessárias ao pagamento. A extensão varia por canal, propriedade, finalidade e legislação aplicável.

Dados de documentos, financeiros, biométricos, de saúde ou outros dados sensíveis não devem ser inseridos em campos livres. Quando seu tratamento for necessário e lícito, o Cliente deverá adotar base legal, minimização, acesso restrito e prazo de retenção adequado.

5. ORIGEM DOS DADOS

Os dados podem ser fornecidos diretamente pelo titular, pelo Cliente ou seus usuários; recebidos de OTAs, gateways, motores de reserva, APIs, fechaduras, sites, formulários e parceiros ativados pelo Cliente; coletados automaticamente durante o uso; ou obtidos de fontes públicas e fornecedores legítimos para cadastro, prevenção a fraude e conformidade.

O Cliente declara possuir autorização e base legal para inserir ou integrar dados de terceiros e deve fornecer os avisos de privacidade exigidos. A RoomConnect não controla a forma como OTAs e demais terceiros coletam dados em seus próprios ambientes.

6. FINALIDADES DO TRATAMENTO

  • criar e administrar contas, autenticar usuários e gerenciar permissões;
  • executar os serviços contratados, processar e sincronizar reservas, calendários, tarifas, anúncios, mensagens e automações;
  • viabilizar integrações escolhidas pelo Cliente e transmitir dados aos destinatários necessários;
  • processar cobranças da assinatura, emitir documentos fiscais e administrar a relação contratual;
  • prestar suporte, investigar falhas, manter continuidade, segurança e integridade da Plataforma;
  • prevenir fraude, abuso, acessos não autorizados e violações dos Termos;
  • cumprir obrigações legais, regulatórias e ordens de autoridades, e exercer direitos em processos;
  • enviar comunicações operacionais, administrativas e de segurança;
  • medir desempenho, produzir estatísticas e melhorar funcionalidades, com minimização e anonimização sempre que apropriado;
  • enviar comunicações comerciais compatíveis com a lei e as preferências do destinatário.

7. BASES LEGAIS

Conforme o caso e o papel desempenhado, o tratamento poderá apoiar-se na execução de contrato ou de procedimentos preliminares; cumprimento de obrigação legal ou regulatória; exercício regular de direitos; legítimo interesse, após avaliação de necessidade, balanceamento e salvaguardas; proteção do crédito; prevenção à fraude e segurança do titular em processos de identificação e autenticação; consentimento; e outras hipóteses dos arts. 7º e 11 da LGPD.

Consentimento não será usado de forma genérica quando outra base legal for mais apropriada. Sua revogação não afeta tratamentos anteriores nem tratamentos mantidos por outra base válida.

8. COMPARTILHAMENTO E DESTINATÁRIOS

A RoomConnect compartilha dados somente quando necessário para as finalidades informadas, conforme instruções do Cliente, obrigação legal ou outra base válida. As categorias de destinatários podem incluir:

  • OTAs e canais ativados, como Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, Decolar e Google Vacation Rentals;
  • provedores de nuvem, banco de dados, armazenamento, monitoramento, autenticação, suporte e segurança;
  • gateways, adquirentes, bancos e fornecedores de prevenção a fraude, quando escolhidos ou necessários;
  • serviços de e-mail, SMS, WhatsApp, mensageria, mapas, analytics e atendimento;
  • fornecedores de fechaduras, automação, contabilidade e demais Integrações ativadas pelo Cliente;
  • consultores, auditores, seguradoras e assessores profissionais sujeitos a confidencialidade;
  • autoridades públicas, judiciais, policiais ou regulatórias, quando houver fundamento válido;
  • empresas envolvidas em reorganização societária, investimento, fusão ou aquisição, com salvaguardas adequadas.

Fornecedores são avaliados conforme risco e ficam sujeitos a obrigações contratuais de proteção, segurança e confidencialidade quando cabíveis. Uma lista atualizada de suboperadores relevantes poderá ser disponibilizada em [URL/LINK DO DPA OU LISTA DE SUBOPERADORES]. A RoomConnect não vende dados pessoais como atividade comercial.

9. INTEGRAÇÕES E AMBIENTES DE TERCEIROS

Ao ativar uma Integração, o Cliente instrui a RoomConnect a transmitir e receber os dados necessários ao funcionamento. OTAs, gateways e outros parceiros podem atuar como controladores independentes e aplicar suas próprias políticas.

A RoomConnect não é responsável pelas práticas de privacidade de terceiros em seus ambientes. O Cliente deve avaliar permissões, destinatários, termos e necessidade da Integração, revogando-a quando deixar de ser necessária.

10. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS

A Plataforma pode utilizar infraestrutura e fornecedores localizados fora do Brasil ou permitir a comunicação com OTAs e parceiros estrangeiros. Nessas situações, a RoomConnect observará os arts. 33 a 36 da LGPD e a Resolução CD/ANPD nº 19/2024, conforme atualizada.

Conforme o caso, a transferência será amparada por decisão de adequação, cláusulas-padrão contratuais da ANPD, cláusulas equivalentes ou específicas aprovadas, normas corporativas globais ou outra hipótese legal válida. A transferência será limitada ao necessário e sujeita a medidas técnicas, contratuais e organizacionais adequadas.

Informações adicionais sobre países, destinatários e mecanismos poderão ser solicitadas pelo canal de privacidade, observados segredos comercial e industrial.

11. RETENÇÃO E ELIMINAÇÃO

Os dados serão conservados apenas pelo período necessário às finalidades informadas, aos prazos contratuais e legais, à segurança, à prevenção a fraudes e ao exercício de direitos. Os critérios incluem natureza dos dados, volume, risco, contexto, instruções do Cliente e prazos prescricionais.

Dados da conta ativa permanecem durante a relação contratual. Após o encerramento, os dados operacionais do Cliente serão mantidos por [PRAZO DE EXPORTAÇÃO/RETENÇÃO PÓS-CONTRATO], salvo instrução válida, obrigação legal, litígio, investigação ou backup rotativo. O Cliente deve exportar os dados dentro do prazo disponibilizado.

Depois do período aplicável, os dados serão eliminados ou anonimizados com segurança. Cópias residuais de backup poderão permanecer até sua rotação regular, com acesso restrito e sem uso para finalidades ordinárias.

12. COOKIES E TECNOLOGIAS SEMELHANTES

A RoomConnect utiliza cookies estritamente necessários para autenticação, segurança, balanceamento e funcionamento; cookies funcionais para preferências; e, quando aplicável, cookies de medição e marketing.

Cookies não essenciais serão utilizados conforme a legislação e as escolhas registradas no gerenciador de consentimento. O usuário poderá alterar preferências a qualquer momento, sem prejuízo dos cookies indispensáveis ao serviço.

Categorias, fornecedores, finalidades e durações devem ser descritos na Política de Cookies e no painel de preferências em [URL DO GERENCIADOR/POLÍTICA]. Bloqueios no navegador podem afetar funcionalidades.

13. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

A RoomConnect adota medidas técnicas e administrativas razoáveis, proporcionais aos riscos e compatíveis com a natureza do serviço. As medidas efetivamente implementadas podem incluir criptografia em trânsito, gestão de identidade e acesso, segregação lógica, registros de auditoria, monitoramento, gestão de vulnerabilidades, backups, continuidade, controles de fornecedores e treinamento.

Nenhum sistema é absolutamente seguro. Por isso, a RoomConnect revisa controles e busca prevenir, detectar, responder e recuperar-se de eventos. A descrição pública não revela detalhes cuja divulgação possa reduzir a segurança.

O Cliente também deve proteger seus dispositivos e redes, utilizar credenciais individuais e fortes, habilitar autenticação multifator quando disponível, revisar permissões, remover usuários desligados, manter Integrações atualizadas e comunicar imediatamente suspeitas.

14. INCIDENTES DE SEGURANÇA

Incidente é evento confirmado que comprometa confidencialidade, integridade, disponibilidade ou autenticidade de dados pessoais. A RoomConnect manterá processo de triagem, contenção, investigação, recuperação, documentação e melhoria.

Quando a RoomConnect atuar como Operadora, notificará o Cliente-Controlador sem demora indevida após tomar ciência de incidente relevante relacionado aos dados tratados em seu nome, fornecendo informações disponíveis para apoiar a avaliação e as comunicações legalmente exigidas.

Quando atuar como Controladora, a RoomConnect avaliará risco ou dano relevante e realizará comunicações à ANPD e aos titulares conforme a LGPD e a Resolução CD/ANPD nº 15/2024. Os registros de incidentes com dados pessoais serão mantidos pelo prazo regulamentar aplicável.

Suspeitas devem ser comunicadas a [CANAL DE SEGURANÇA], sem divulgação pública prematura de informações que ampliem o risco.

15. DIREITOS DOS TITULARES

Nos limites e condições da LGPD, o titular pode solicitar confirmação da existência de tratamento; acesso; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade; portabilidade, quando regulamentada e aplicável; eliminação de dados tratados com consentimento, ressalvadas hipóteses legais; informações sobre compartilhamento; informação sobre a possibilidade de negar consentimento; revogação do consentimento; oposição; e revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses.

A solicitação deve ser enviada ao canal da Seção 2. Para proteger o titular, poderá ser necessária verificação proporcional de identidade ou representação. A resposta observará os prazos e formatos legais, segredos comercial e industrial, direitos de terceiros e hipóteses de conservação.

Se a RoomConnect atuar como Operadora, poderá orientar o titular a procurar o Cliente-Controlador ou encaminhar a solicitação ao Cliente. O titular também pode peticionar perante a ANPD e recorrer aos órgãos de defesa competentes.

16. DECISÕES AUTOMATIZADAS E INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL

A Plataforma pode executar automações configuradas pelo Cliente, como envio de mensagens, atualização de tarifas, criação de tarefas e regras operacionais. Em geral, essas rotinas apoiam a gestão e não substituem a avaliação do Cliente em decisões que produzam efeitos relevantes sobre titulares.

Se houver decisão tomada unicamente com base em tratamento automatizado que afete interesses do titular, serão fornecidas informações claras sobre critérios e procedimentos, observados segredos comercial e industrial, e será assegurado o direito de solicitar revisão nos termos legais.

Recursos de inteligência artificial, quando disponibilizados, devem ser usados com supervisão humana. O Cliente não deverá inserir dados pessoais ou sensíveis além do necessário nem utilizar resultados para discriminação ou finalidade incompatível.

17. CRIANÇAS E ADOLESCENTES

A contratação e a administração da Plataforma destinam-se a pessoas maiores de 18 anos ou representantes devidamente autorizados. Entretanto, reservas e operações de hospedagem podem envolver dados de crianças e adolescentes inseridos pelo Cliente ou recebidos de OTAs.

Nesses casos, o Cliente, como Controlador, deve observar o melhor interesse, limitar a coleta ao necessário, fornecer transparência adequada e adotar consentimento específico e destacado de pelo menos um responsável quando essa for a hipótese legal aplicável, sem prejuízo das demais regras da LGPD.

A RoomConnect tratará esses dados conforme instruções lícitas do Cliente e medidas reforçadas de proteção. Coleta indevida pode ser bloqueada ou eliminada após avaliação dos papéis e obrigações legais.

18. COMUNICAÇÕES

Comunicações operacionais, contratuais, de suporte, segurança e manutenção são necessárias ao serviço e podem ser enviadas por e-mail, Plataforma ou canal cadastrado.

Comunicações promocionais serão enviadas conforme base legal apropriada e incluirão mecanismo simples de descadastramento. O cancelamento de marketing não impede mensagens essenciais relacionadas à Conta, reserva, segurança ou contrato.

19. RESPONSABILIDADES DO CLIENTE

  • definir finalidades e bases legais para dados inseridos na Plataforma e fornecer seus próprios avisos de privacidade;
  • coletar somente os dados necessários e manter sua qualidade, exatidão e retenção;
  • configurar usuários, perfis, Integrações, automações e exportações com segurança;
  • atender direitos dos titulares quando atuar como Controlador e comunicar a RoomConnect quando precisar de assistência;
  • não armazenar cartões completos, senhas, dados sensíveis ou documentos em campos inadequados;
  • notificar prontamente acessos indevidos, credenciais comprometidas e incidentes;
  • cumprir os termos das OTAs e a legislação aplicável à hospedagem, ao consumidor e à proteção de dados.

20. ATUALIZAÇÕES DESTA POLÍTICA

A Política poderá ser atualizada para refletir alterações legais, regulatórias, tecnológicas ou operacionais. A versão vigente, sua data e o histórico relevante serão disponibilizados em [URL DA POLÍTICA].

Mudanças materiais serão comunicadas por meio razoável. Quando a lei exigir consentimento ou nova manifestação, ela será solicitada separadamente. Recomenda-se consulta periódica à versão vigente.

21. LEGISLAÇÃO APLICÁVEL E CONTATO

Esta Política será interpretada conforme as leis da República Federativa do Brasil, especialmente a LGPD, o Marco Civil da Internet e normas da ANPD. Eventual foro observará o contrato aplicável e as regras legais de competência, inclusive direitos inderrogáveis do consumidor quando incidentes.

Dúvidas, solicitações ou reclamações sobre privacidade devem ser encaminhadas a privacidade@roomconnect.com.br ou ao canal indicado na Seção 2.

22. DOCUMENTOS RELACIONADOS E REFERÊNCIAS

Esta Política deve ser lida em conjunto com os Termos e Condições de Uso da Plataforma, a Política de Cookies, o Acordo de Tratamento de Dados (DPA), a lista de suboperadores e, internamente, a Política de Segurança e o Plano de Resposta a Incidentes.

Referências normativas consideradas nesta revisão: Lei nº 13.709/2018 (LGPD), em sua redação vigente; Resolução CD/ANPD nº 15/2024 (Comunicação de Incidente de Segurança); e Resolução CD/ANPD nº 19/2024 (Transferência Internacional de Dados).